Gestion des factures fournisseurs : les solutions pour gagner en temps et en fiabilité
En France, 70% des directeurs financiers estiment que la dématérialisation permet à la fonction finance d’être plus efficace, selon une étude PWC. C’est donc le moment de repenser sa gestion des factures, en particulier avec les fournisseurs, pour pouvoir tirer profit de ce système, et faire un pas de plus dans la digitalisation de vos processus de gestion.
La dématérialisation des factures est une tendance qui s’accélère. Après l’obligation de dématérialiser les factures à destination des administrations, ce sont les échanges inter-entreprises qui sont maintenant ciblés. La loi de finance 2020 a en effet annoncé une extension de l’obligation de facturation électronique aux relations B2B, qui entrera progressivement en vigueur entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.
En parallèle, l’Intelligence Artificielle se développe et permet notamment d’aller plus loin dans la reconnaissance des données, ce qui permet un traitement plus rapide et efficace des documents, surtout si le machine learning est activé, car il permet aux algorithmes de s’améliorer, une fois que l’humain a corrigé les erreurs.
Les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Dans certaines entreprises, même petites, le volume de factures fournisseurs est conséquent et passer à la dématérialisation est une manière de soulager les équipes de tâches fastidieuses, sans valeur ajoutée. Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, vous supprimez un grand nombre de tâches manuelles, ce qui vous apporte plusieurs avantages :
- Fiabilité: vous évitez les ressaisies et les erreurs humaines, car une fois la facture « capturée », qu’elle soit papier ou électronique, les traitements sont automatisés, et les fichiers générés peuvent s’intégrer dans votre comptabilité.
- Réduction des coûts: en gagnant du temps dans le traitement, vous baissez les coûts. Vous disposez également d’une vision plus rapide de l’état de vos factures à payer, pour une gestion plus fiable de votre trésorerie.
- Productivité: le processus de traitement des documents est accéléré et les recherches sont plus rapides. La validation des factures et le bon à payer se font plus rapidement, sans manipuler de papier.
- Agilité: vous bénéficiez généralement avec la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d’un archivage des documents en local ou sur un cloud sécurisé, accessible 24h/24 pour consulter ou télécharger les factures.
Enfin, la fiabilité et la réactivité que vous obtiendrez avec ce système est aussi une façon d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
Comment ça marche ?
La dématérialisation des factures fournisseurs peut se faire soit à partir de factures papier, soit en analysant les factures électroniques. Le système permet d’indexer les factures, d’extraire les informations nécessaires pour la comptabilité, de gérer le workflow d’approbation, puis d’archiver la facture.
Si le processus paraît simple, il faut toutefois s’assurer qu’il soit réalisé par un partenaire certifié, qui peut garantir la conformité du processus. Deux normes existent dans ce domaine :
- L’une dédiée au fonctionnement d’un système d’archivage, la norme NF Z42-013, qui précise les méthodes de versement, d’archivage, de consultation, de restitution et de destruction des documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.
- L’autre dédiée au processus de numérisation et d’archivage des documents sur support papier, la norme NF Z42-026, qui précise les étapes de ce processus et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des copies fiables.
Comment réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs
Pour réussir son projet, quelques règles sont à appliquer :
- Bien choisir son prestataire avec archivage sécurisé en France
- Optez pour un logiciel simple et intuitif
- Accompagner les utilisateurs, et intégrer toutes les parties prenantes le long de la chaîne de traitement des factures fournisseurs, pour assurer leur adhésion au projet.
En 2019, 60% des Directeurs financiers considéraient la dématérialisation des factures fournisseurs comme une priorité, selon une étude PwC. Pourquoi pas vous ? Ededoc vous guide.
Quelle que soit l’origine des factures, facilitez leur traitement et la classification de vos documents en un clic.
Ededoc s’occupe de tout pour vous:
- Indexation des factures/documents
- Enregistrement comptable des écritures récupérées du document (via une interface)
- Impression/envoi par mail du document
- Parcours de validation du document
- Archivage
