Votre solution de dématérialisation de documents

Présentation

EDEDOC est une plateforme globale d’édition et de dématérialisation du document. Tout document PDF, issu de vos applicatifs métiers ou bureautiques, est pris en charge puis traité selon vos besoins, en appliquant les règles prédéfinies par vos soins.
Ces fonctionnalités concernent aussi bien l’enrichissement et l’indexation du document, que l’apposition de signatures numériques, l’acheminement par voie postale ou par mail, l’utilisation de workflow de validation ou encore l’archivage dans notre datacenter hautement sécurisé. Et tout cela, sans modifier vos outils et méthodes actuelles.

Faites des économies

Moins de papier, moins d’encre, pas d’imprimerie, pas d’affranchissement. La dématérialisation des documents actuellement acheminés par voie postale entraîne une économie directe importante.
Selon les études gouvernementales, l’impression et l’envoi d’une facture coûte entre 1,5 et 3 €. En fonction des volumes et des caractéristiques du document, vous pouvez faire jusqu’à 85 % d’économie grâce à la dématérialisation.
Si vous souhaitez évoluer graduellement vers la dématérialisation, EDEDOC vous permet d’imprimer et d’affranchir tout ou partie de vos documents via notre Centre Editique. Grace à l’automatisation et aux tarifs négociés par notre partenaire, vous ferez jusqu’à 25% d’économie, sans aucun impact pour les destinataires.

Gagnez du temps

Vous lancez l’impression et EDEDOC s’occupe de tout.
Vous économisez le temps d’impression, de tri, de pliage, de mise sous pli et d’affranchissement. Puis celui du classement et de manipulation des archives.
Selon les organisations mises en place, le traitement de 500 factures mensuelles par EDEDOC représente un gain de temps de l’ordre de 10 à 15 heures / mois.

Sécurisez vos documents

Les documents sont pris en charge par la solution et remis directement au destinataire. Finis les documents oubliés sur les imprimantes ou le courrier à la vue de tous.
Vos documents signés numériquement et horodatés présentent toutes les garanties légales. Le signataire et la date de signature sont certifiés, l’intégrité du document est garantie.
Parallèlement, en archivant vos documents sur la plateforme Ededoc, vous bénéficiez de toute la sécurité de notre datacenter privé, localisé près d’Angoulême, avec alimentation et connexion redondées, accès logique et physique sécurisés, supervision 24h/24, 7j/7

Disponibilité 24H/24

Accessible via un portail web sécurisé, le centre d’archivage met à la disposition de tous les utilisateurs, l’ensemble des documents archivés. Son ergonomie intuitive permet à chacun de rechercher, consulter et télécharger tout document qui lui est autorisé.
Ce même portail permet aux personnes autorisées d’administrer la solution, que ce soit en ce qui concerne le classement des documents, de définition des données d’indexation, la gestion des utilisateurs, le suivi des workflows ou les statistiques d’utilisation et la traçabilité des documents.

Adoptez une démarche éco-citoyenne

La démarche éco-citoyenne ne concerne pas seulement les particuliers. Toutes les organisations, entreprises, collectivités, institutions peuvent mettre en œuvre des actions éco-citoyennes. Elles s’inscrivent ainsi dans une démarche globale de développement durable. EDEDOC participe au renforcement de l’image de votre société vis-à-vis du développement durable et de son engagement éco-citoyen.
En dématérialisant l’acheminement de 500 factures par mois, vous économisez 3 arbres, 800 Kw d’électricité et 1.300 litres d’eau par an.

Fonctionnalités

Dématérialiser

EDEDOC dématérialise vos documents en captant vos flux d’impression via une imprimante virtuelle. Vos documents pourront ainsi bénéficier automatiquement de tout ou partie des traitements proposés par EDEDOC conformément aux choix que vous aurez préalablement choisi. Vous aurez ainsi accès à plusieurs possibilités d’interaction avec vos documents :

Signer

EDEDOC participe à donner une valeur probante à votre document. La signature électronique garantie l’identité de l’émetteur et permet, le moment venu, de vérifier l’intégrité du document.
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (Code Civil, article 1316-1). La signature électronique des documents vous permet ainsi de :

Distribuer

EDEDOC prend en charge la diffusion de vos documents. Quelle que soit la destination, il vous suffit d’imprimer via l’imprimante virtuelle pour que tout s’enchaîne.

Les coordonnées des destinataires sont extraites du document lui-même, ou obtenues à partir d’une table de données externes. EDEDOC choisira ensuite automatiquement le moyen d’acheminement, en se basant sur de critères que vous aurez prédéfinis.

Vous pourrez donc distribuer vos documents par email, par envoi postal, par télécopie ou les envoyer en impression locale.

Archiver

EDEDOC met à votre disposition un espace d’archivage hautement sécurisé. Tout ou partie de vos documents peuvent être archivés dans les datacenters français du Groupe NVL.

Fini les doubles impressions, les heures de classement, les transferts aux archives, les recherches dans les cartons. Vos documents restent accessibles autant de temps que vous le souhaitez en toute sécurité au travers d’un portail web performant et sécurisé.

Vos collaborateurs peuvent ainsi rapatrier dans leurs coffre-forts personnels respectifs tous les documents que vous leur aurez mis à disposition dans EDEDOC, sans aucune intervention de leur part et en toute sécurité.