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Télétravail : comment passer d’une situation subie à un choix d’organisation productive

La crise du Covid-19 a fait basculer 25% des salariés en télétravail en quelques jours, soit 5 millions de personnes, selon le Ministère du Travail. Pour la plupart des entreprises, ce passage s’est fait assez facilement, du moins pour la population des cadres, et beaucoup y ont trouvé des avantages. Toutefois, après quelques semaines, l’engouement s’essouffle. Beaucoup de salariés souhaiteraient retourner au bureau, et retrouver un rythme plus normal et des relations plus spontanées avec leurs collègues.

Fin avril, un sondage CFDT-Kantar montrait que 20 % des salariés en télétravail estimaient leurs conditions « insatisfaisantes » : soit à cause de problèmes matériels, soit parce que les règles n’étaient pas claires, notamment en matière de droit à la déconnexion, soit encore parce que cette situation créait une sensation d’isolement.

Le déconfinement est l’occasion de repenser les règles pour tirer le meilleur profit des nouvelles habitudes, en prenant le temps de mieux organiser ces nouvelles formes de travail.

Rappel des avantages du télétravail

Certains des arguments pour le développement du télétravail ont pu être vérifiés à grande échelle pendant la période du confinement :

  • Temps gagné en supprimant le déplacement, qui a aussi pour conséquence moins de fatigue, moins de risques d’accident, et une réduction de la facture carbone.
  • Accélération de la digitalisation : les entreprises ont pu tester la visio-conférence, la signature à distance, l’accès à des applications cloud qu’elles n’avaient sans doute pas envisagé mettre aussi rapidement en place.
  • Nouvelle organisation managériale : le télétravail à temps plein a nécessité de penser de nouveaux modes de management, de nouveaux formats d’entretiens et de suivi du travail à distance.

Mais il est vrai également que ceux qui n’ont pas su s’adapter ont vécu cette période (et la vivent parfois encore) dans un certain chaos, avec des difficultés pour piloter les équipes et positionner le curseur au bon endroit en matière d’encadrement.

Côté productivité, le bilan est aussi mitigé, car le passage en télétravail s’est fait souvent trop vite pour que toutes les conditions de confort soient réunies. Et aussi parce que la présence de toute la famille à la maison n’a pas toujours permis une concentration maximale pendant les heures théoriques de bureau.

Il faut aussi ajouter que le retour dans les locaux ne se fait pas sans frais : le coût des équipements de protection des salariés s’élève en moyenne à 100 euros par mois et par salarié, selon une enquête de la CPME menée fin mai.

Quelques règles pour tirer un réel profit du télétravail

Faciliter la communication

Un des risques du télétravail est l’isolement du salarié. Pour cela, il faut garder un contact régulier avec les équipes, et le faire avec les nouveaux moyens de communication. Durant cette période, les visioconférences se sont multipliées, tant dans la sphère professionnelle que dans l’espace privé, et plusieurs outils tels que Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts ont prouvé leur robustesse et leur utilité. Si vous n’avez pas eu le temps de choisir la bonne solution et de former les salariés aux bonnes pratiques, c’est le moment, car il est à parier que pour les contacts avec l’extérieur (clients, partenaires, fournisseurs, conseillers bancaires…) ce mode d’interaction se perpétue, même après le retour à la normale.

Cela ne remplace toutefois pas la communication informelle et le sentiment d’appartenance qui se crée dans l’entreprise, c’est pourquoi les experts s’accordent à dire que le télétravail est bénéfique s’il se fait dans les limites d’une ou deux journées par semaine. A partir de 3 jours, on risque l’isolement.

Aider les salariés à mieux s’organiser

Être productif en télétravail, c’est d’abord être bien installé, idéalement dans un espace dédié, avec une bonne position et des poses régulières pour éviter les troubles musculosquelettiques. Si vous avez déjà mis en place ces recommandations dans l’entreprise, rappelez-les aux salariés qui sont en télétravail.

Vous pouvez aussi réfléchir à la prise en charge de certains frais dus à l’exercice de ce télétravail : fin mars, l’Urssaf a précisé qu’elle accorderait « la plus grande bienveillance à ces prises en charge exceptionnelles de manière inhabituelle ».

Assouplir les règles et prendre en compte les situations personnelles

Chaque salarié vit le télétravail différemment selon sa situation familiale, son équipement, sa localisation, son type de travail, etc. Il est plus que jamais essentiel pour les RH de prendre en compte ces particularités, de se rapprocher du salarié pour comprendre ses difficultés et s’adapter à ses contraintes. C’est de cette manière que le télétravail pourra être productif.

Vous devez également informer le salarié si vous mettez en place des systèmes de contrôle du temps de travail par surveillance de la présence du salarié à son poste et le CSE doit également être consulté.

Adapter son management

Le télétravail impose une certaine souplesse et un nouveau mode de management qui se fait plutôt par objectifs : l’important est de définir avec son salarié les objectifs à atteindre, en le laissant libre de s’organiser comme il le souhaite. Plutôt que de surveiller ses horaires, ce sont les résultats qu’il faut regarder, en rapport avec les projets prioritaires de l’entreprise.

Les managers ont aussi intérêt à conserver des temps de communication informelle, et à utiliser les jours de présence dans l’entreprise pour mettre l’accent sur ces échanges humains qui ont souvent été perdus pendant le confinement.

Ne pas relâcher la vigilance sur la sécurité des données

Les services informatiques ont été bien sollicités pendant les premiers jours du confinement, pour assurer la continuité de l’activité pour les salariés à distance. Il faut aujourd’hui maintenir la sécurité en pensant à changer les mots de passe régulièrement, en mettant en place un VPN (Virtual Private Network) pour donner accès au réseau de l’entreprise via une simple connexion Internet pour les applications qui ne sont pas sécurisées dans le cloud, ou encore en surveillant ce qui a pu être téléchargé par le salarié et qui pourrait présenter des failles de sécurité.

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